Umsatzsteuerregistrierung in Spanien für den E-Commerce-Sektor – wichtige Schritte und Informationen

Die Entwicklung des E-Commerce eröffnet Unternehmern globale Märkte und ermöglicht die Expansion in neue Gebiete sowie die Erschließung eines breiten Kundenkreises. Ein entscheidender Aspekt bei der Ausweitung der Geschäftstätigkeit ist jedoch das Verständnis und die Einhaltung lokaler Steuervorschriften. Im Kontext dieser dynamischen E-Commerce-Umgebung ist Spanien ein attraktiver Markt, und die Umsatzsteuerregistrierung für E-Commerce-Unternehmer in diesem Land wird zu einem notwendigen Schritt, um auf der Iberischen Halbinsel erfolgreich zu sein.

Umsatzsteuer in Spanien – Pflicht zur Registrierung für die Umsatzsteuer

Für E-Commerce-Unternehmer mit ihrem Firmensitz außerhalb Spaniens, aber innerhalb der Europäischen Union, besteht die Möglichkeit, eine spanische Umsatzsteuernummer zu beantragen, ohne im Land eine Firma gründen zu müssen. Dies bietet die Chance, nahezu identische Privilegien wie lokale Unternehmen in Spanien zu genießen. Online-Verkäufer haben die volle Freiheit, an steuerpflichtigen Transaktionen teilzunehmen, einschließlich Verkäufen und Einkäufen im lokalen Markt. Darüber hinaus können sie von der Lagerung ihrer Waren in spanischen Lagern profitieren und den Import und Export von Waren über die Grenzen der Europäischen Union hinweg durchführen. Diese Flexibilität eröffnet neue Geschäftsaussichten und erleichtert effiziente Operationen im dynamischen E-Commerce-Markt in Spanien.

Umsatzsteuerregistrierung – die wichtigsten Informationen

Für Unternehmer, insbesondere im Bereich des elektronischen Handels, ist es wichtig, sich bereits vor Aufnahme ihrer Tätigkeit in Spanien für die Umsatzsteuer registrieren zu lassen. Dazu ist es erforderlich, die Registrierungsunterlagen bei einer der Zweigstellen der Administración de la Agencia Estatál de Administración Tributaria (AEAT) einzureichen. Dieser wichtige Schritt ermöglicht eine reibungslose Integration in den lokalen Markt, den Zugang zu steuerpflichtigen Transaktionen und die Inanspruchnahme der vom spanischen Steuersystem gebotenen Privilegien.

USt.-Registrierungsverfahren für E-Commerce-Unternehmer ab 2024

Nach den am 1. Juli 2021 in Kraft tretenden Vorschriften gilt in Spanien wie in anderen EU-Ländern eine Grenze von 10.000 Euro für den Versandhandel. Die Grenze ist einheitlich, d. h. der Gesamtwert der verkauften Waren und Dienstleistungen wird nicht für jedes EU-Land einzeln gezählt, sondern ist die Summe aller Versandhandelsumsätze aus allen EU-Ländern.

Pflicht zur Registrierung für VAT ES

Zu den Situationen, in denen Unternehmen verpflichtet sind, sich für VAT ES zu registrieren, gehören:

• die Einfuhr von Waren nach Spanien (auch wenn eine unmittelbare Weiterlieferung in ein anderes EU-Land erfolgt),
• Kauf und Verkauf von Waren in Spanien (wenn der Lieferant und der Kunde keine spanischen Unternehmen mit Umsatzsteuerregistrierung sind),
• Verkauf von Waren an spanische Verbraucher über das Internet (vorbehaltlich der spanischen Umsatzsteuerregistrierungsschwelle für Fernverkäufe),
• die Lagerung von Waren in einem Konsignationslager in Spanien,
• Erhebung von Eintrittsgeldern für Veranstaltungen oder Ausstellungen in Spanien,
• Überschreitung der Intrastat-Schwellenwerte.

Sammlung der erforderlichen Dokumente durch E-Commerce-Unternehmer

Vor Beginn des Registrierungsverfahrens sollten Unternehmer des elektronischen Geschäftsverkehrs alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, wie z. B.:

• Unternehmensidentifikationsnummer,
• eine Kopie des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung,
• eine Kopie der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags, apostilliert, und eine Kopie des Personalausweises, die zuvor von einem Notar und dem Gericht beglaubigt wurde,
• die Bestätigung der Registrierung für die EU-Umsatzsteuer und die Eintragung in das Unternehmensregister.

Ausfüllen des Umsatzsteuer-Registrierungsformulars in Spanien

Die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) bietet Ihnen die Möglichkeit, das Registrierungsformular online auszufüllen.

Einreichung zusätzlicher Dokumente für die USt-Registrierung

Nach dem Einreichen des Antrags besteht die Möglichkeit, dass die spanische Steuerbehörde Sie auffordert, zusätzliche Dokumente einzureichen, um die Angaben im Formular zu bestätigen.

Erhalt einer NIF-IVA-Steueridentifikationsnummer

Nach erfolgreicher Beantragung erhalten E-Commerce-Unternehmer eine Steueridentifikationsnummer (NIF-IVA), die für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerabrechnung in Spanien erforderlich ist.

Spanische Umsatzsteuernummer für Online-Verkäufer: NIF-IVA

Die spanische Umsatzsteuernummer, auch bekannt als Número de Identificación Fiscal de IVA (NIF-IVA), ist ein Schlüsselelement für in Spanien tätige E-Commerce-Unternehmen. Sie besteht aus insgesamt 11 Zeichen, einschließlich der Vorsilbe ES und neun Ziffern. Allerdings können die erste und die letzte Ziffer auch Buchstaben sein.

Die Erfahrung von E-Commerce-Unternehmern hat gezeigt, dass es in der Regel zwei bis drei Monate dauert, bis eine Umsatzsteuernummer in Spanien erteilt wird, aber in Stoßzeiten, während der Ferien oder an Feiertagen kann das Verfahren bis zu vier bis fünf Monate dauern. Daher ist es besonders wichtig, das Registrierungsverfahren früh genug zu beginnen.

Darüber hinaus sollte man sich bewusst sein, dass Länder wie Andorra, die Kanarischen Inseln, Ceuta und Mellila sowie die Balearen zwar zum spanischen Hoheitsgebiet gehören, für sie aber leicht abweichende Steuergesetze gelten. Dies kann Fragen im Zusammenhang mit der Ausfuhr und Einfuhr von Waren in diese und aus diesen Regionen zusätzlich erschweren. Daher sollten Unternehmer im elektronischen Handel die Unterschiede genau kennen und ihre Steuerpraktiken auf die spezifischen Anforderungen der einzelnen Gebiete abstimmen.

Berichtszeitraum für Unternehmer des elektronischen Geschäftsverkehrs in Spanien

Nachdem sie eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIF-IVA) erhalten haben, müssen Unternehmer im elektronischen Handel bestimmte Meldefristen einhalten, um ihre steuerlichen Pflichten in Spanien wirksam zu erfüllen.

Die Umsatzsteuererklärungen können monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden. Monatliche USt-Erklärungen müssen eingereicht werden, wenn der Warenumsatz im Vorjahr über 6 Millionen Euro betrug. Wenn der Umsatz war weniger als 6 Millionen Euro, müssen vierteljährliche Erklärungen eingereicht werden. Jährliche Erklärungen hingegen müssen von allen Unternehmen eingereicht werden, die in Spanien für Umsatzsteuerzwecke registriert sind.

Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass bei der ersten Abrechnung je nach dem Zeitpunkt der Aufnahme der Geschäftstätigkeit die Erklärungen für einen kürzeren oder längeren Zeitraum abgegeben werden können.

Die Erklärungen müssen bis zum 30. des Monats eingereicht werden, der auf den Abrechnungszeitraum folgt. Zum Beispiel muss die Erklärung für das 1. Quartal bis zum 30. April eingereicht werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die gleiche Frist für die Zahlung der Umsatzsteuer gilt.

Darüber hinaus muss jeder Steuerpflichtige, der Waren zwischen Spanien und einem anderen EU-Land verbringt oder innergemeinschaftliche Erwerbe oder Lieferungen von Waren tätigt, eine EU-Erklärung abgeben, die unserer polnischen USt-EU entspricht.

Damit sind die Pflichten aber noch nicht erledigt. Nach Ablauf des Steuerjahres müssen alle in Spanien für Umsatzsteuerzwecke registrierten E-Commerce-Unternehmer bis zum 31. Januar des Folgejahres eine jährliche zusammenfassende Erklärung abgeben. Diese Erklärung gibt einen umfassenden Überblick über das gesamte Steuerjahr.

E-Commerce-Betreiber sollten auch ihre Umsatzsteuererklärungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlichen Umsätzen übereinstimmen. Werden Fehler festgestellt oder müssen Korrekturen vorgenommen werden, ist es möglich, eine korrigierte Erklärung einzureichen.

Die Nichteinhaltung der Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung kann zu Geldstrafen führen. Daher sollten Online-Händler besonders vorsichtig sein und die Fristen im Auge behalten, um unangenehme rechtliche und finanzielle Folgen zu vermeiden.

Methoden zur Zahlung der Umsatzsteuer in Spanien

In Spanien muss die Umsatzsteuer von einem Bankkonto in diesem Land gezahlt werden. Eine gängige Lösung ist die Einschaltung eines Fiskalvertreters in Spanien, der die Zahlung an das Finanzamt im Namen des Steuerpflichtigen vornehmen kann.

Spezifische steuerpflichtige Transaktionen im Bereich des elektronischen Handels

Die wichtigsten Transaktionen, die für die Besteuerung im Bereich des elektronischen Handels in Spanien relevant sind, sind:

• die Einfuhr von Waren nach Spanien,
• der Verkauf von Waren aus Spanien,
• innergemeinschaftliche Umsätze, d.h. der Verkauf von Waren zwischen Ländern der Europäischen Union,
• die Lagerung von Waren in Spanien und der anschließende Weiterverkauf,
• lokale Verkäufe, d. h. der Kauf von Waren und ihr anschließender Weiterverkauf innerhalb Spaniens,
• digitale Dienstleistungen, digitale Inhalte, Software oder Zugang zu Streaming-Plattformen,
• dropshipping, d. h. die direkte Lieferung von Waren vom Lieferanten an den Endkunden,
• abonnements und Abonnementdienste,
• Überschreitung der INTRASTAT-Schwellenwerte (Einfuhren – 400.000 EUR, Ausfuhren – 400.000 EUR).

In Spanien geltende Umsatzsteuersätze im Jahr 2024

Grundtarif (21%)

Umfasst die meisten Standardwaren und -dienstleistungen, wie Elektronik, Möbel, Kleidung, Luxusartikel, Telekommunikationsdienste, Datenverarbeitung, Reparatur und Wartung.

Ermäßigter Satz (10%)

Gilt für bestimmte Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, Unterrichtsmaterial, Gastgewerbe, Catering, Reise- und Freizeitdienstleistungen sowie Heimarbeit.

Ermäßigter Satz (4%)

Gilt für Grundnahrungsmittel, medizinischen Bedarf, Körperpflegeprodukte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Gesundheitsfürsorge und Hygienebedarf.

Nullsatz
Gilt für die Ausfuhr von Waren außerhalb der Europäischen Union, die Lieferung von innergemeinschaftlichen Waren, bestimmte internationale Transaktionen sowie internationale Transportdienstleistungen, Immobiliendienstleistungen außerhalb Spaniens und bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen.

Sondertarife

Umfassen Kunst, Antiquitäten, Anlagegold und bestimmte Immobiliendienstleistungen wie Bauleistungen.

Steuer auf Kunststoffverpackungen in Spanien ab 2023

Ab dem 1. Januar 2023 wird in Spanien eine Sondersteuer auf Kunststoff eingeführt, die erhebliche Auswirkungen auf E-Commerce-Unternehmer hat. Die neuen Vorschriften konzentrieren sich hauptsächlich auf Einwegverpackungen, die für die Lieferung von Produkten nach Spanien verwendet werden.

Unternehmen, die Einwegverpackungen aus nicht recycelten Rohstoffen auf den spanischen Markt bringen, sind verpflichtet, einen Steuervertreter zu benennen. Wird ein solcher nicht benannt, droht eine Geldstrafe von 1.000 €.

Nach der Einführung dieser Gesetzgebung muss sich jedes Unternehmen des elektronischen Handels, das Produkte in Einwegverpackungen mit einem Gewicht von mehr als 5 kg pro Monat nach Spanien verkauft, innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der Steuer in das Gebietsregister eintragen lassen. Der Steuersatz pro Kilogramm Einwegverpackung beträgt 0,45 EUR.

Der nächste Schritt ist die regelmäßige Einreichung von Steuererklärungen, in der Regel vierteljährlich, in denen der Unternehmer des elektronischen Handels Angaben zur Menge des eingeführten Kunststoffs und zur Höhe der zu zahlenden Steuer machen muss. Nach Abgabe der Erklärung ist die fällige Steuer zu entrichten.

Wenn Sie Fragen zur Umsatzsteuerregistrierung in Spanien oder zu anderen Themen haben, können Sie sich gerne an unsere Experten wenden: Kontakt – amavat®.

amavat^®-Team

Wir sind ein unabhängiges Mitglied von HLB. THE GLOBAL ADVISORY AND ACCOUNTING NETWORK.