Auswirkungen des VAT-OSS-Verfahrens auf Auslandsumsätze im elektronischen Geschäftsverkehr

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Das VAT-OSS-Verfahren ist ein Schlüsselelement des im Juli 2021 eingeführten Umsatzsteuer-Pakets für den elektronischen Handel und erleichtert Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkaufen, die Erfüllung ihrer Umsatzsteuerlichen Pflichten. Das Verfahren ermöglicht es E-Commerce-Unternehmen, die Umsatzsteuer für alle in anderen Mitgliedstaaten getätigten Umsätze in einem EU-Land zu erklären und abzuführen, was die Steuerabrechnung erheblich vereinfacht. Das im Juli 2021 eingeführte VAT-OSS-Verfahren ist ein bedeutender Schritt zur Verringerung des Verwaltungsaufwands für Online-Händler und verbessert gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften.

Das auf den elektronischen Handel ausgerichtete VAT-OSS eröffnet neue Möglichkeiten für E-Commerce-Unternehmen in Bezug auf Verkaufsstrategien und die Verwaltung grenzüberschreitender Umsatzsteuer-Verpflichtungen. Das System deckt alle EU-Länder ab, in denen der Verkäufer Verkäufe tätigt, und beschränkt die Auslandsexpansion nicht nur auf bestimmte Länder. Durch den Versand von Polen aus und die Nutzung des VAT-OSS-Verfahrens kann ein Online-Shop zum Beispiel Versandverkäufe in praktisch alle EU-Länder tätigen. Auf diese Weise löst VAT-OSS die Herausforderungen der Umsatzsteuer-Buchführung im E-Commerce-Sektor und ermöglicht es den Unternehmen, sich auf Wachstum und Expansion auf den europäischen Märkten zu konzentrieren.

Was ist VAT-OSS und wie funktioniert es?

VAT-OSS (Value Added Tax One Stop Shop) ist ein System, das Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU online verkaufen, die Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften erleichtert. Mit diesem System können Unternehmen die Umsatzsteuer in ihrem eigenen Land erklären und abführen, anstatt sich in jedem EU-Land, in das sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, für die Umsatzsteuer registrieren zu lassen.

Verfügbarkeit und Anwendungsbereich von VAT-OSS

• Verfügbar für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen online an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkaufen.
• Erfasst werden innergemeinschaftliche Fernumsätze, B2C-Dienstleistungen für Unternehmen mit Hauptsitz oder ständigem Geschäftssitz in der EU.
• Für Unternehmen außerhalb der EU gilt das Nicht-EU-Umsatzsteuer-OSS für die Erbringung von elektronischen, Telekommunikations-, Rundfunk- und bestimmten anderen Dienstleistungen an Verbraucher in der EU.

Verfahren und Vorteile:

• Unternehmen können sich in dem EU-Land, in dem sie ansässig sind, für das VAT-OSS registrieren lassen.
• Die Teilnahme am VAT-OSS-Verfahren ist freiwillig.
• Das System ermöglicht die Registrierung für Umsatzsteuerzwecke in einem EU-Land, das dann alle Umsatzsteuer-Verpflichtungen im Zusammenhang mit Verkäufen innerhalb der EU übernimmt.
• Die Unternehmen müssen vierteljährlich Erklärungen abgeben, in denen alle Umsätze aufgeführt sind, die dem VAT-OSS-Verfahren unterliegen.

Änderungen und Vereinfachungen:

• Mit den neuen Vorschriften wurde der Katalog der Unternehmen, die den neuen Vorschriften unterliegen, um Online-Verkäufer erweitert, die Waren und Dienstleistungen in anderen EU-Ländern anbieten.
• VAT-OSS reduziert und vereinheitlicht die Grenzen auf 10.000 EUR oder den Gegenwert in der Landeswährung. In Polen liegt dieser Wert bei 42.000 PLN.
• Verkäufer, die den Schwellenwert überschreiten, müssen die Umsatzsteuer weiterhin im Land des Käufers abführen, können sich aber in dem Land, in dem sie ein eingetragenes Unternehmen haben, für VAT-OSS registrieren lassen. Dort reichen sie eine einzige Erklärung bei den USA ein, die dann die Mittel auf die Länder aufteilt, in die die Verkäufe getätigt wurden.
• Ein Verkäufer, der in Polen VAT-OSS abrechnet, muss eine separate VAT-OSS-Erklärung beim Leiter des Zweiten Finanzamts Warschau-Śródmieście einreichen.
• Mit den neuen Vorschriften entfällt die Notwendigkeit einer Umsatzsteuer-Registrierung in einem anderen EU-Land nach Überschreiten der Umsatzgrenze.

Bedingungen für die Qualifizierung für das VAT-OSS-System

Um sich für das VAT-OSS-System zu qualifizieren, müssen Unternehmen bestimmte Bedingungen erfüllen und ein Registrierungsverfahren durchlaufen. Hier sind die wichtigsten Punkte zur Qualifikation und Registrierung:

Berechtigungsbedingungen

Umsatzschwelle: Unternehmen sollten sich für VAT-OSS registrieren, wenn ihr jährlicher Umsatz mit Verbrauchern in anderen EU-Ländern eine bestimmte Schwelle überschreitet (10.000 €). Auch vor Überschreiten der Schwelle können sie sich für VAT-OSS registrieren. Zusätzliche Dokumentation ist dann erforderlich, aber möglich.

Geschäftssitz: Um VAT-OSS nutzen zu können, müssen Unternehmen in dem EU-Land für die Umsatzsteuer registriert sein, in dem sie ansässig sind.

Verfügbarkeit für Nicht-EU-Unternehmen: Auch Nicht-EU-Unternehmen können VAT-OSS nutzen, um die Umsatzsteuererfüllung zu vereinfachen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an EU-Verbraucher verkaufen. Eine physische Präsenz in einem EU-Land oder die Nutzung eines Steuervertreters ist erforderlich.

Verfahren zur Registrierung und Abgabe von VAT-OSS-Erklärungen

Um sich erfolgreich zu registrieren und VAT-OSS-Erklärungen abzugeben, müssen Unternehmen mehrere Schritte durchlaufen. Folgendes ist eine vereinfachte Anleitung zum Registrierungs- und Erklärungsverfahren:

Registrierungsverfahren

1. Zugang zum One-Stop-Shop-Portal: Unternehmen, die in ihrem Heimatland für die Umsatzsteuer registriert sind, können sich über das One-Stop-Shop-Portal ihres Heimatlandes für VAT-OSS registrieren.
2. Formular VIU-R: Die Registrierung für VAT-OSS ist freiwillig und kann über das Formular VIU-R erfolgen, wobei die Registrierung ab dem ersten Tag des Quartals nach dem Quartal, in dem der Antrag gestellt wurde, wirksam wird.
3. Verwendung der Formulare UPL-1 und PPS-1 bei der Registrierung durch Stellvertreter: Wenn ein E-Commerce-Unternehmen sich durch einen Stellvertreter registrieren lassen möchte, ist es erforderlich, eine qualifizierte elektronische Signatur bereitzustellen und ein UPL-1-Formular zur Unterzeichnung und Abgabe von Erklärungen sowie ein PPS-1-Formular zur Autorisierung einzureichen.
4. Registrierungsfristen: Die Frist für die Registrierung ist der 10. Tag des Monats nach dem Monat, in dem die Umsatzschwelle von 10.000 Euro überschritten wurde, oder der erste, der für das VAT-OSS-Verfahren gemeldet wurde. Es ist wichtig zu beachten, dass eine rückwirkende Registrierung für VAT-OSS, d. h. die Berücksichtigung früherer Quartale, nicht möglich ist. Der Registrierungsprozess für VAT-OSS selbst dauert von 2 bis 5 Arbeitstagen ab Antragsstellung.

Abgabe von Erklärungen

1. Quartalsweise VAT-OSS-Erklärungen: Nach der Registrierung müssen Händler quartalsweise VAT-OSS-Erklärungen über das One-Stop-Shop-Portal ihres Heimatlandes abgeben. Diese Erklärungen sollten Informationen über Verkäufe, Umsatzsteuersätze und die fällige Umsatzsteuer enthalten. Zahlungen erfolgen durch einen Sammeltransfer in Euro.
2. VIU-DO-Erklärungsdetails: Die VIU-DO-Erklärung, die vierteljährlich eingereicht werden muss, muss alle von der VAT-OSS-Prozedur erfassten Transaktionen enthalten. Es handelt sich um ein wichtiges Dokument, das die Abrechnung der Umsatzsteuer für Verkäufe in allen EU-Ländern ermöglicht.
3. Erklärungsfristen: VAT-OSS-Erklärungen müssen bis zum Ende des Monats nach dem Ende des Quartals eingereicht werden. Eine nachträgliche oder korrigierende Erklärung ist nicht möglich.

Die Rolle von VAT-OSS bei der Vereinfachung von Steuerabrechnungen

Unter dem VAT-OSS-Verfahren können Online-Verkäufer, sowohl aus der EU als auch von außerhalb, den Prozess der Steuerabrechnung erheblich vereinfachen. Hier sind wichtige Aspekte, wie VAT-OSS die Umsatzsteuerabrechnungen vereinfacht:

• Reduzierung der Anzahl von Umsatzsteuerregistrierungen: VAT-OSS beseitigt die Notwendigkeit mehrerer Umsatzsteuerregistrierungen in jedem EU-Land, in dem Verkäufe getätigt werden, und reduziert somit die Verwaltungslast erheblich. E-Commerce-Unternehmen können so unter anderem die Sprachbarriere bei der Kommunikation mit Steuerbehörden in anderen Ländern vermeiden.
• Einheitliche Rechnungsverfahren: Das System ermöglicht die Einreichung einer einzigen vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung für alle Transaktionen in der EU, was den Abrechnungsprozess erheblich vereinfacht.
• Umsatzsteuerkonformität: VAT-OSS erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und gewährleistet eine bessere Umsatzsteuerkonformität in der EU.
• Reduzierung der Verwaltungskosten: Durch die Beseitigung der Notwendigkeit mehrerer Umsatzsteuerregistrierungen können Unternehmen Verwaltungskosten sparen.
• Vorhersehbarkeit der Umsatzsteuerkosten: VAT-OSS erhöht die Transparenz und Vorhersehbarkeit der Umsatzsteuerkosten und erleichtert so die Finanzplanung.
• Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit: Das System schafft ein faires Spielfeld für EU- und Nicht-EU-Unternehmen und verbessert die Wettbewerbsposition der erstgenannten auf dem E-Commerce-Markt.

Gleichzeitig sollte darauf hingewiesen werden, dass das VAT-OSS-Verfahren auch Vorteile für Nicht-EU-Unternehmen bietet:

• VAT-OSS ermöglicht es Nicht-EU-Unternehmen, einfacheren Zugang zum europäischen Markt zu erhalten und den Prozess der Umsatzsteuerabrechnung für in der EU getätigte Transaktionen zu vereinfachen.
• Für Unternehmen, die elektronische, Telekommunikations- und Rundfunkdienstleistungen erbringen, bietet VAT-OSS eine vereinfachte Möglichkeit der Umsatzsteuerabrechnung.

Durch die Nutzung des VAT-OSS-Verfahrens können Online-Händler die Verwaltungslast und die mit Umsatzsteuerabrechnungen verbundenen Kosten erheblich reduzieren, was zu einer besseren betrieblichen Effizienz und größeren Wachstumschancen auf dem europäischen Markt führt.

Auswirkungen von VAT-OSS auf Verkaufsstrategien im E-Commerce

Die Einführung der neuen VAT-OSS-Vorschriften hat die Verkaufsstrategien von E-Commerce-Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an EU-Verbraucher und Unternehmen verkaufen, beeinflusst. Ein Schlüsselelement dieser Veränderungen ist die Rolle von Plattformen wie Amazon und eBay, die nun den Umsatzsteuerstatus der Verkäufer überprüfen und Informationen an die Steuerbehörden weitergeben müssen. Dies zwingt Unternehmen wiederum dazu, die neuen Betriebsbedingungen zu verstehen und sich anzupassen.

Unterschiede bei der Nutzung von VAT-OSS durch Amazon-Verkäufer

1. Amazon FBM (Fulfillment by Merchant): Verkäufer, die ihre eigenen Logistik- und Kundendienstleistungen abwickeln, können die Vorteile von VAT-OSS voll ausschöpfen und damit die Umsatzsteuerabrechnung vereinfachen und im europäischen Markt wettbewerbsfähiger werden.
2. Amazon FBA (Fulfillment by Amazon): Verkäufer, die die Logistikdienste von Amazon nutzen, könnten Einschränkungen bei der vollen Nutzung von VAT-OSS haben, da sie bei der Einlagerung von Waren in Amazon-Lagerhäusern in Ländern außerhalb des Heimatlandes des Unternehmens lokale Umsatzsteuerregistrierungen vornehmen müssen.

Die Anpassung an diese Veränderungen erfordert von E-Commerce-Unternehmen nicht nur das Verständnis der neuen Vorschriften, sondern auch eine gut durchdachte Strategie für ihre Operationen. Unternehmen müssen beispielsweise entscheiden, ob es für sie vorteilhaft ist, die Logistikdienste von E-Commerce-Plattformen im Kontext von VAT-OSS zu nutzen, oder ob es besser ist, die Logistik intern zu handhaben, um die Möglichkeiten zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabrechnungen voll auszuschöpfen. Oder vielleicht ist es am besten, beide Modelle zu kombinieren und sowohl die Vorteile der Lagerung von Waren in der Nähe von Kunden als auch die Vorteile des VAT-OSS-Verfahrens zu nutzen.

Ein wichtiger Aspekt ist auch das Bewusstsein für die Verantwortung für die Überprüfung des Umsatzsteuerstatus und die Bereitstellung der erforderlichen Informationen an die Steuerbehörden, was die Wahl der Verkaufsplattform beeinflussen kann. Diese Änderungen am VAT-OSS-Verfahren bringen sowohl Herausforderungen als auch Chancen für E-Commerce-Unternehmer mit sich, die sie dazu zwingen, sich aktiv anzupassen und ihre Operationen in der neuen regulatorischen Umgebung zu optimieren.

VAT-OSS Ausnahmefälle und Beschränkungen

Unter dem VAT-OSS-Verfahren gibt es einige Ausnahmefälle und Beschränkungen, die E-Commerce-Unternehmer beachten sollten. Hier sind die wichtigsten davon:

1. Umsatzsteuersätze und -befreiungen:

Die neuen Vorschriften, die unter VAT-OSS eingeführt wurden, haben keinen Einfluss auf die Umsatzsteuersätze oder -befreiungen, die in Polen gelten. Dies bedeutet, dass Unternehmen weiterhin die lokalen nationalen Umsatzsteuersätze und -befreiungen einhalten müssen, was sich darauf auswirken kann, wie sie Steuern abrechnen.

2. Änderungen bei den Befreiungen für kleine Sendungen:

Eine signifikante Änderung ist die Beseitigung von Umsatzsteuerbefreiungen für kleine Sendungen (bis zu einem Wert von 22 €), die aus Ländern außerhalb der EU importiert werden. Diese Änderung bedeutet, dass alle Sendungen, die in die EU importiert werden, unabhängig von ihrem Wert der Umsatzsteuer unterliegen. Dies ist besonders wichtig für E-Commerce-Unternehmer, die Waren aus Nicht-EU-Ländern importieren und nun die Umsatzsteuer in die Kosten ihrer Produkte einbeziehen müssen.

Zusammenfassend müssen E-Commerce-Unternehmer die Ausnahmefälle und Beschränkungen von VAT-OSS kennen, um ihre Verkaufs- und Logistikstrategien entsprechend anzupassen. Das Verständnis dieser Aspekte ist entscheidend, um die Einhaltung sicherzustellen und die Geschäftskosten zu optimieren.

Sanktionen bei verspäteter Abgabe von OSS-Meldungen

Die Steuerbehörde kann ein Unternehmen aus dem OSS-Verfahren ausschließen, wenn es systematisch seinen OSS-bezogenen Verpflichtungen und Fristen nicht nachkommt. Ein fortgesetztes Missachten der Regeln des EU-Verfahrens liegt zum Beispiel vor, wenn ein Steuerpflichtiger während dreier aufeinanderfolgender Kalenderquartale keine Erklärung zur Abrechnung der Umsatzsteuer eingereicht hat. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel: Sanktionen bei verspäteter Abgabe von OSS-Meldungen.

Hauptvorteile von VAT-OSS für Unternehmer

Wie bereits erwähnt, bringt die Nutzung des VAT-OSS-Verfahrens eine Reihe von Vorteilen für E-Commerce-Unternehmer mit sich, die sich erheblich auf ihren täglichen Betrieb und ihre Wachstumsstrategien auswirken. Die folgenden sind die wichtigsten Vorteile der Umsetzung dieses Systems:

1. Vereinfachung der Umsatzsteuerberichterstattung:

Anstatt separate Umsatzsteuererklärungen in jedem EU-Land einzureichen, in dem B2C-Fernabsatzgeschäfte getätigt werden, können Unternehmen eine einzige vierteljährliche VAT-OSS-Erklärung verwenden. Dieser Prozess vereinfacht die Verwaltung der Umsatzsteuerpflichten erheblich und spart Zeit und Ressourcen.

2. Reduzierung der administrativen Belastung:

Das VAT-OSS-Verfahren beseitigt die Notwendigkeit mehrerer Umsatzsteuerregistrierungen in verschiedenen EU-Ländern und reduziert dadurch die administrative Belastung und die damit verbundenen Kosten. Das System zentralisiert Abrechnungsprozesse und führt zu einer größeren Betriebseffizienz.

3. Steigerung der Effizienz bei der Verwaltung von Umsatzsteuerschulden:

Mit VAT-OSS können Unternehmen ihre Aktivitäten besser planen, da sie Klarheit über Fristen und Verfahren haben, was die Effizienz bei der Verwaltung von Umsatzsteuerschulden erhöht. Das Verfahren ermöglicht auch eine schnellere Reaktion auf Änderungen der Umsatzsteuervorschriften, was insbesondere in der sich schnell verändernden E-Commerce-Umgebung wichtig ist.

Zusammenfassend ist VAT-OSS eine erhebliche Erleichterung für Unternehmer, die sich auf die Entwicklung ihres E-Commerce-Geschäfts konzentrieren möchten, während sie die damit verbundene administrative Belastung und Kosten minimieren.

Fazit

Die Einführung des VAT-OSS-Verfahrens stellt einen bedeutenden Schritt zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabrechnungsprozesse für E-Commerce-Unternehmer dar, insbesondere für diejenigen, die Konsumgüter und -dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union verkaufen. Indem die Umsatzsteuer zentral in einem Mitgliedstaat erklärt und gezahlt werden kann, verringert VAT-OSS die administrative Belastung und ermöglicht es Unternehmern, sich besser auf das Wachstum ihres Geschäfts zu konzentrieren. Die Vorteile dieses Verfahrens sind insbesondere im Hinblick auf die Reduzierung administrativer Kosten und die Verringerung der Notwendigkeit mehrerer Umsatzsteuerregistrierungen in verschiedenen EU-Ländern offensichtlich.

Daher lohnt es sich, als E-Commerce-Unternehmer die Anforderungen und das VAT-OSS-Verfahren kennenzulernen und von der Registrierungsoption Gebrauch zu machen. Eine solche Maßnahme wird nicht nur die Verwaltung der Umsatzsteuerpflichten vereinfachen, sondern auch zur Steigerung der Betriebseffizienz beitragen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Letztendlich bietet VAT-OSS eine solide Plattform, die Unternehmer dabei unterstützen kann, ihre Präsenz auf europäischen Märkten auszubauen, indem sie größere Wachstumschancen bieten und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem sich schnell verändernden E-Commerce-Markt erhöhen.

Wenn Sie Fragen zu diesen oder anderen Themen haben, zögern Sie bitte nicht, unsere Experten zu kontaktieren: Kontakt – amavat®.

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