Umsatzsteuererstattung aus dem Ausland für E-Commerce-Verkäufer

Umsatzsteuerrückerstattung aus der EU für E-Commerce-Verkäufer. Unternehmen im Bereich des elektronischen Handels sind ab dem Zeitpunkt ihrer steuerlichen Registrierung verpflichtet, regelmäßige USt.-Erklärungen abzugeben. Häufigkeit und Art dieser Erklärungen variieren von Land zu Land. Jedes in Polen ansässige E-Commerce-Unternehmen kann jedoch im Rahmen seiner E-Commerce-Buchhaltung auch eine Rückerstattung der EU-Umsatzsteuer beantragen. Wer genau kommt für eine Umsatzsteuerrückerstattung im Rahmen der Buchhaltung für den elektronischen Handel in Frage und unter welchen Bedingungen? Welche Ausgaben können für eine Umsatzsteuerrückerstattung aus dem Ausland in Frage kommen? Finden wir es heraus!

Jeder polnische Unternehmer, der ein aktiver Umsatzsteuerzahler im Land ist und dessen Geschäftsaktivitäten in Polen angesiedelt sind, hat das Recht, eine Rückerstattung der beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen in Ländern der Europäischen Union gezahlten Umsatzsteuer zu beantragen. Dies gilt auch für die E-Commerce-Branche und die E-Commerce-Buchhaltung. Der Grundsatz der Umsatzsteuerneutralität und die Regel zur Vermeidung der Doppelbesteuerung garantieren Unternehmen, die auf den Preis der erworbenen Waren und Dienstleistungen Steuern zahlen müssen, eine Umsatzsteuerrückerstattung aus der EU, und zwar in demselben Umfang, wie Privatpersonen aus einem bestimmten Mitgliedstaat diese Steuer zurückfordern können.

Aktualisierungen zur Umsatzsteuererstattung in der EU – VAT-Refund und SLIM VAT 3

Aufgrund einer Änderung der Verordnung des Ministers für Finanzen, Fonds und Regionalpolitik über Anträge auf Erstattung der in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union gezahlten Umsatzsteuer wurde mit Wirkung vom 1. Juli 2021 eine neue Version des USt.-Ref-Formulars im Bereich der elektronischen MwSt.-Erklärungen veröffentlicht. Diese Aktualisierung spiegelt die Änderungen des Waren- und Dienstleistungssteuergesetzes wider, die durch die Umsetzung des Umsatzsteuerpakets für den elektronischen Handel bedingt sind.

Am 14. April 2023 verabschiedete das Parlament ein Gesetz, das umgangssprachlich als „SLIM VAT 3“ bezeichnet wird. Die meisten der in diesem Gesetz vorgesehenen Änderungen traten am 1. Juli 2023 in Kraft. Die wichtigste Neuerung ist die Lockerung der Bedingungen für die Erstattung der Umsatzsteuer innerhalb eines Zeitraums von 15 Tagen.

Für Unternehmen, die Zahlungen über Zahlungsinstrumente wie Terminals abwickeln, hat der Gesetzgeber einen Bonus eingeführt. Das Finanzamt ist verpflichtet, Umsatzsteuererstattungen innerhalb von 15 Tagen zu bearbeiten, beginnend mit dem Tag nach Ablauf der Frist für die Einreichung der JPK_V7 (Standard Audit File for Tax). Dies gilt in Fällen von:

• Einreichung einer Erklärung, in der der Steuerpflichtige eine Erstattung der Steuerdifferenz angegeben hat.
• Einreichung einer Berichtigung einer Erklärung, in der der Steuerpflichtige eine Erstattung von Steuerdifferenzen angegeben hat, sofern die Berichtigung vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Erklärung vorgenommen wird.
• Einreichung einer Berichtigung einer Erklärung, in der der Steuerpflichtige eine Erstattung von Steuerdifferenzen angegeben hat, innerhalb von 15 Tagen ab dem Tag der Einreichung, auch wenn sie nach Ablauf der Erklärungsfrist erfolgt.

MwSt-Erklärung in der Buchhaltung des elektronischen Handels. Wer kann in der EU eine Umsatzsteuererstattung beantragen?

Jedes Unternehmen, einschließlich derer, die im Bereich des elektronischen Geschäftsverkehrs tätig sind, kann eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer beantragen, wenn es die folgenden Kriterien erfüllt:

• Das Unternehmen hat keinen Sitz, keine Betriebsstätte, keine feste Niederlassung oder keinen gewöhnlichen Aufenthalt in dem EU-Land, in dem der Erwerb getätigt wurde, verfügt aber über eine solche Präsenz in einem anderen EU-Mitgliedstaat.
• Die Einrichtung ist ein aktiver Steuerzahler.
• Das Unternehmen tätigt nicht ausschließlich umsatzsteuerbefreite Umsätze und kommt nicht in den Genuss von unternehmensspezifischen Umsatzsteuerbefreiungen.

E-Commerce-Verkäufer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Tätigkeiten ausüben, haben jedoch unabhängig von der Art der Tätigkeit oder des Umsatzes (nicht mehr als 200 000 PLN jährlich) keinen Anspruch auf EU-Umsatzsteuererstattung. Alle anderen Steuerzahler, die eine unternehmerische Tätigkeit ausüben, unabhängig von deren Zweck und Ergebnis, können die Umsatzsteuererklärung für die EU in Anspruch nehmen.

Bedingungen für die Umsatzsteuererklärung in der EU und das Verfahren für die Einreichung des VAT-REF-Antrags in der Buchhaltung des elektronischen Handels

Gemäß der Richtlinie 2008/9/EG vom 12. Februar 2008, in der die Bedingungen für die Beantragung der Rückerstattung der Umsatzsteuer durch die Europäische Union festgelegt sind, steht das Rückerstattungsverfahren den Unternehmern zur Verfügung, die als aktive Umsatzsteuerzahler in Polen registriert sind und deren Sitz sich in Polen befindet.

Nach den Bestimmungen der Richtlinie wird das gesamte Erstattungsverfahren, die so genannte Umsatzsteuererstattung, online abgewickelt. Der Antrag auf eine Umsatzsteuererstattung in der EU ist auf dem Formular VAT-REF elektronisch im System e-Deklaracje zu stellen. Der übermittelte VAT-REF-Antrag wird durch eine offizielle Empfangsbestätigung (UPO) bestätigt. Anschließend wird er an das polnische VAT-REFUND-System weitergeleitet, wo er innerhalb von 72 Stunden die richtige Referenznummer erhält.

Der elektronisch eingereichte Antrag auf Erstattung der Umsatzsteuer aus der EU im Rahmen der Rechnungslegung für den elektronischen Geschäftsverkehr wird über den Leiter des nationalen Finanzamtes, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist, an die Steuerverwaltung des Mitgliedstaates gerichtet, in dem der Kauf von Waren und Dienstleistungen getätigt wurde.

Der Antrag auf Erstattung der in den Ländern der Europäischen Union gezahlten Umsatzsteuer kann bis zum 30. September des Folgejahres gestellt werden, auf das sich der Antrag bezieht. Um eine positive Prüfung des Antrags zu gewährleisten, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

• Der beantragte Mindestbetrag für die Umsatzsteuererstattung in der EU muss mindestens 50 Euro pro Jahr oder 400 Euro für einen dreimonatigen Zeitraum betragen.
• Der beantragte Erstattungsbetrag muss in der Währung des jeweiligen Landes angegeben sein.

Die erste Prüfung der Anträge auf EU-Umsatzsteuerrückerstattung findet in den polnischen Steuerbehörden statt. Anschließend wird der Antrag innerhalb von 15 Tagen elektronisch an die Steuerverwaltung des betreffenden EU-Landes weitergeleitet. Die Entscheidung wird innerhalb von 4 Monaten erwartet, und wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, kann sich das Verfahren auf 6-8 Monate ab dem Datum des Antragseingangs verlängern. Die Erstattung wird spätestens 10 Arbeitstage nach Ablauf dieser Fristen bearbeitet. Für etwaige Verzögerungen fallen Zinsen an. Im Falle eines negativen Bescheids besteht die Möglichkeit, Rechtsmittel einzulegen.

Im Antrag auf Erstattung der Umsatzsteuer im Rahmen der Buchführung im elektronischen Geschäftsverkehr muss der Mitgliedstaat angegeben werden, in dem die Steuer erhoben wurde. Die Art der Geschäftstätigkeit wird im Antrag durch einen Code und manchmal eine Beschreibung angegeben. Außerdem muss der Antrag Informationen über das Bankkonto enthalten, auf dem die Umsatzsteuererstattung gutgeschrieben werden soll.

Beim EU-Umsatzsteuererstattungsverfahren im Rahmen der Buchführung über den elektronischen Geschäftsverkehr muss im Antrag auch die Art der eingeführten und erworbenen Waren oder Dienstleistungen angegeben werden. Diese Gegenstände werden nach bestimmten Codes klassifiziert. Zu diesen Waren gehören:

• Erwerb von Kraftstoff
• Miete von Transportmitteln und andere Ausgaben im Zusammenhang mit dem Transport
• Straßenbenutzungsgebühren und andere mit der Straßennutzung verbundene Kosten
• Reisekosten (Taxikosten, öffentliche Verkehrsmittel)
• Kosten für Unterkunft
• Kosten für Lebensmittel, Getränke und Restaurantdienstleistungen
• Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen
• Ausgaben für Luxus-, Unterhaltungs- und Repräsentationsartikel
• Sonstiges (Werkzeuge, Ersatzteile, Reparaturen, Büromaterial)

Manchmal ist es notwendig, einzelne Waren unter Untercodes aufzuführen. Wenn Waren oder Dienstleistungen nur teilweise für den Betrieb des E-Commerce-Unternehmens verwendet wurden, was die Grundlage für eine Rückerstattung der Umsatzsteuer in der EU bildet, muss die Buchhaltung für den elektronischen Handel außerdem den Anteil/Prozentsatz genau definieren, für den eine Umsatzsteuerrückerstattung aus dem Ausland möglich ist.

Umsatzsteuererstattung in der EU-Rechnungslegung für den elektronischen Handel – Präferenzen der Mitgliedsstaaten

Im Rahmen des EU-Umsatzsteuererstattungsverfahrens für Online-Verkäufer in der Buchhaltung für den elektronischen Geschäftsverkehr ist es von entscheidender Bedeutung zu beachten, dass die Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre eigenen Präferenzen in Bezug auf spezifische Regeln für die Erstattung der Waren- und Dienstleistungssteuer festlegen können. Diese Präferenzen können Aspekte wie Erstattungszeiträume, Beschreibungen von Geschäftstätigkeiten, erforderliche Untercodes oder Dokumentenkopien umfassen.

Ausführliche Informationen über die Präferenzen der EU-Mitgliedstaaten finden Sie im Abschnitt Steuerverwaltung auf der Website des Finanzministeriums: www.mf.gov.pl.

VAT-REF und EU-Umsatzsteuerrückerstattung in der E-Commerce-Buchhaltung – Nutzen Sie unsere Hilfe!

Der komplizierte Prozess der EU-Umsatzsteuerrückerstattung in der Buchhaltung des elektronischen Geschäftsverkehrs kann zahlreiche Komplikationen mit sich bringen. Daher lohnt es sich, die Dienste einer professionellen Buchhaltungsfirma in Anspruch zu nehmen, die auf die Buchhaltung und Besteuerung von E-Commerce-Unternehmen spezialisiert ist.

Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, werden Sie Ihre EU-Umsatzsteuerrückerstattung schnell zurückerhalten. Wir übernehmen die Buchhaltung für Ihren elektronischen Handel, gleichen die Steuern, einschließlich der Umsatzsteuer, ab und bereiten den VAT-REF-Antrag vor, in dem die Arten von Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind, die für eine Umsatzsteuererstattung aus dem Ausland in Frage kommen. Wir kümmern uns um den gesamten Prozess, bis Sie die Ihnen zustehende EU-Umsatzsteuerrückerstattung im Bereich E-Commerce erhalten.

Bei Fragen zur EU-Umsatzsteuerrückerstattung im E-Commerce-Markt und zu unseren E-Commerce-Buchhaltungsdienstleistungen können Sie sich gerne an unsere Experten wenden: Kontakt – amavat®.

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